WERKLUST

Stuur jezelf en help een ander.

Inbox zero bedacht door Merlin Mann en toegelicht in een aantal artikelen die allemaal nog terug te vinden zijn ( en een filmpje kijken kan ook). Hoe krijg je het voor elkaar om elke dag je mailbox helemaal leeg te krijgen. Het doel hiervan is dat met een gerust hart naar huis kunt gaan (e-mail helemaal weggewerkt) en dat je van iedere e-mail precies weet wat er mee gaat gebeuren.

Om het zover te krijgen doorlopen we een proces dat uit twee stappen bestaat.

  • De eerste stap gaat over je mailbox nu. Zitten daar 20 mailtjes in of 2000. Allebei komt voor. Het eerste is geen bezwaar, het tweede is een enorm probleem. Zijn deze mailtje geopend of dicht of een keer geopend en daarna weer gesloten. Neem radicale besluiten op weg naar een lege mailbox.
  • De tweede stap die om de mailbox leeg te houden dagelijks moet worden uitgevoerd bestaat uit het doorlopen van een simpel werkproces waarbij op elke e-mail één van de volgende vijf acties wordt toegepast: verwijderen (of archiveren), delegeren, reageren, uitstellen of doen.

Stap 1 leeg je mailbox.

Deze stap is bedoeld voor collega’s die op het moment van schrijven meer dan 50 e-mails in hun inbox hebben staan. Ik heb slecht nieuws dat zijn er te veel, vooral als ze op één dag zijn binnengekomen. Dan doe je absoluut iets fout. Hier volgen de verschillende fouten en wat je er aan kunt doen

Er zijn drie hoofdfouten.

  • Je krijg te veel mail binnen (40 of meer op één dag). Je moet maatregelen nemen om het aantal binnenkomende mailtjes te verminderen.
  • Je gebruikt je inbox niet als inbox maar als to do lijst of als archief of allebei. Leer wat waar hoort en wijk er niet meer van af
  • Je stelt het verwerken van je e-mail steeds één of meer dagen uit. Leer gericht uit te stellen en je wordt gelukkiger.

Je krijgt te veel e-mail binnen.

De passief depressieven onder ons zullen onmiddellijk reageren met Daar kunnen we niets aan doen, het wordt allemaal opgestuurd. Dat is nog maar de vraag. Uit onderzoek blijkt dat voor iedere verstuurde e-mail, je 1,4 e-mail terugontvangt. De eerste oplossing is uitermate simpel. Verstuur minder e-mail en je zult ook minder ontvangen. Hier zit een belangrijke quick win in. Verstuur geen cc’s meer. Cc’s zijn vrijwel nooit nodig. Stuur geen cc en niemand zal je er op aan kijken. Kijk ook kritisch naar e-mail die je verstuurt. Is het echt nodig om deze e-mail te versturen of kan het ook achterwege blijven. Veel e-mail komt als een boemerang weer terug. Het heeft dus nut om kritisch te zijn. Je gelooft het misschien niet maar als je deze regels enige weken consequent toepast zul je het aantal inkomende mails inderdaad zien dalen.

Sta je op veel maillijsten, of krijg je veel mail ter info, bijvoorbeeld met verslagen van overleggen die je niet hebt bijgewoond maar die je ter info ontvangt. Laat je van de maillijst schrappen of als dat niet kan, gooi het mailtje ongelezen weg. Het scheelt veel gedoe en tien tegen één heb je de info helemaal niet nodig. Wordt de verslagen gezien als onmisbare informatie voor je functie. Lees het toch niet. Hanteer als uitgangpunt: als het belangrijk is, komen ze het me wel vertellen. Geloof het of niet, dat werkt feilloos.

Je gebruikt je mailbox als iets anders.

Een mailbox is gewoon een brievenbus. Toch doen we met onze mailbox dingen die we met onze fysieke brievenbus nooit uit zouden halen. We laten geen stapels post in de brievenbus liggen om vervolgens aan ons bezoek te vertellen dat we de gewoonte hebben ons archief op onze deurmat uit te stallen.

Gebruik je je mailbox als archief, doe dan het volgende:

  • voorkeursoptie: gooi alle geopende email in een keer weg. Dat lucht op. De kans dat je er nog wat mee moet, is minuscuul. Gebeurt het toch. Vraag dan gewoon of de info nog een keer kan worden toegestuurd.
  • Selecteer alle geopende e-mail en verplaats het in een keer naar een nieuwe e-mail map met de naam archief. Omdat dit op den duur een enorme onhanteerbare map wordt, is het handig om de map voor een bepaalde tijdsduur te hanteren (eerste halfjaar 2010, tweede halfjaar 2010).

Gebruik je je mailbox als to do lijst.

Gebruik control+shift+v om het mailtje te verplaatsen naar de takenlijst van outlook en maak daar je to do lijst. Het voordeel is duidelijkheid er is een onderscheid tussen verwerkte en onverwerkte e-mail.

Stap 2. dagelijks werkproces.

Het doel van stap 2 is dat je dagelijks een helemaal lege inbox hebt en dat voor alle e-mail is bepaald wat er mee gebeurd. Hiervoor moet je een paar spelregels voor jezelf hanteren.

  • Bekijk je ingekomen e-mail één of twee keer per dag. Eén keer is eigenlijk genoeg. Wordt je daar nerveus van doe dan één keer en nog een keer waarbij je alleen maar even snel kijkt of er ergens brand is (of er meteen gereageerd moet worden).
  • Stel de behandeltijd voor een e-mail op twee minuten. Zo werk je je snel door je e-mail en krijg je een gevoel van flow. Bovendien weet je van tevoren hoeveel tijd je ongeveer kwijt bent.
  • Werk een eenmaal geopend mailtje ook helemaal af, zodat het na twee minuten uit de inbox verwijderd kan worden. Markeer nooit een eenmaal geopend mailtje opnieuw als ongelezen.
  • Beschouw een ongeopende e-mail als nog niet gedefinieerd werk of als los eindje. Je doel met het verwerken van je e-mail wordt dan definiëren wat er mee de mail moet.

Doorloop nu voor elke afzonderlijke e-mail het volgende werkproces.

1.       Wat is dit? Bepaal wat de potentiële betekenis van het mailtje is. Wat is de boodschap, de bedoeling.

2.       Zit er een actie aan vast. Bepaal wat er moet gebeuren. Bedenk je hierbij dan een actie een fysiek gebeuren is. Je moet echt wat doen.

3.       je hebt nu de volgende mogelijkheden:

§         Er is geen actie nodig. In dit geval

  • Verwijderen: verwijderen kan op drie manieren: Gooi het mailtje in de digitale prullenbak, stop het in je archief of plaats het op een lijstje met de naam Misschien, zodat je later kunt bepalen of je alsnog iets aan kunt doen.

§         Er is wel actie nodig. In dat geval

  • Delegeer: als jij niet degene bent die in actie moet komen delegeer het dan onmiddellijk aan degen die hier wel iets aan moet doen.
  • Reageer: formuleer een antwoord maar alleen als dit korter dan twee minuten duurt.
  • Uitstellen. Uitstellen kan op twee manieren. Plaats het op een to do lijst of zet de actie in je agenda. De vuistregel hier bij is dat actie die meer dan een half uur vergen in de agenda worden gepland. Alles wat korter duurt, komt op een to do lijst.
  • Doen. Voer de actie uit maar ook hierbij geldt alleen als dit korter dan twee minuten duurt.

Hou dit een aantal dagen consequent vol, waarbij vooral de 2 minutenregel belangrijk is en je zult merken dat je met een voldaan gevoel je mailbox afsluit,

 

Geef een reactie

Vul je gegevens in of klik op een icoon om in te loggen.

WordPress.com logo

Je reageert onder je WordPress.com account. Log uit / Bijwerken )

Twitter-afbeelding

Je reageert onder je Twitter account. Log uit / Bijwerken )

Facebook foto

Je reageert onder je Facebook account. Log uit / Bijwerken )

Google+ photo

Je reageert onder je Google+ account. Log uit / Bijwerken )

Verbinden met %s