WERKLUST

Stuur jezelf en help een ander.

 

Ook als je geen leidinggevende bent, heb je vaak taken of onderdelen van taken die door anderen worden uitgevoerd. Hoe hou je hier het oog op. Het is al lastig genoeg om de eigen taken in de gaten te houden maar in principe is dit natuurlijk op te lossen door je agenda goed bij te houden en een heldere to do lijst te hebben.

Het antwoord is natuurlijk: hou ook een to do lijst bij voor taken waarvoor je anderen hebt gevraagd dit kan heel simpel op een paginaatje van een to do boekje. Schrijf het op en controleer het lijstje om de dag om te checken of je al antwoord hebt gehad. Het voordeel is dat je niet langer hoeft te vertrouwen op het geheugen van je collega. Dat is al even slecht als dat van jou, dus waarom zou je. Het nadeel is mogelijk dat je nu zo ongeveer elke dag de taken onder ogen krijgt waar je collega nog niet op heeft gereageerd. Hoe vervelend je het vindt om een ander aan te spreken is een kwestie van karakter en instelling. Maar uiteindelijk ben jezelf degene die met de zwarte piet blijft zitten als iets niet gebeurt.

Deze tip is heel handig te automatiseren in outlook 2003

  • Maak in outlook een nieuwe e-mail map en noem ‘m @wacht op iemand anders (control+shift+E)
  • Geef zo nodig aan dat de map e-mailitems zal bevatten en plaats hem als sub map onder postvak in
  • Ga naar extra > regels en waarschuwingen
  • Klik op de button nieuwe regel
  • En selecteer vervolgens “beginnen met een lege regel”
  • Selecteer vervolgens aan “berichten controleren na het verzenden”  en klik op “volgende”
  • Selecteer nu “met specifieke tekst in de hoofdtekst”
  • Klik nu in de box stap 2 op specifieke tekst
  • Kies nu je tekst. Het handigst zijn enkele tekens die verder niet in combinatie in een e-mail zullen voorkomen. Zelf gebruik ik &* (oh, staat dat daarom in al jou e-mails. Inderdaad, ja)
  • Klik op toevoegen en vervolgens op OK en volgende.
  • Selecteer nu “verplaats een kopie van het bericht naar naam map
  • Klik nu in box stap 2 op naam map
  • Selecteer de map @wacht op iemand anders, die je net hebt gemaakt. Klik OK.
  • Klik nu op voltooien

Iedere keer als je je geheime code hebt opgenomen in een e-mail stuurt outlook automatisch een kopie naar de lijst wacht op iemand anders. Als je een keer per dag of per twee dagen dit lijst langsloopt dan kun je eenvoudig de e-mails deleten van de verzoeken waaraan is voldaan. De rest laat je staan of je verstuur de e-mail opnieuw, nu met een dringender verzoek om te reageren en natuurlijk met je geheime code.

Wat kun je doen als je een mondelinge afspraak hebt gemaakt die je toch op je lijstje wilt hebben? Ook dat is eenvoudig op te lossen. Stuur een e-mail met de afspraak aan jezelf en neem de code hierin op. Ook deze beland keurig op je lijstje. Je krijgt hem ook in je postvak in. Dat is een kwestie van deleten.

 

2 thoughts on “Een lijstje “wacht op iemand anders”.

  1. Christel van Dongen schreef:

    hierbij mijn tip, het geeft mij enorm veel rust en overzicht.
    ik stuur van elke mail -met een verzoek erin- die ik stuur een cc aan mezelf. in de mail die vervolgens binnenkomt zet ik een herinnering (vlaggetje) aan voor het moment dat ik hoop dat aan mijn verzoek is voldaan. ik heb dan geen omkijken meer naar dat mailtje. er staat een vlaggetje bij wat betekent dat ik er nu niets mee hoef. outlook popt een herinnering op, op de datum en het tijdstip dat ik heb ingevoerd. dan pas krijgt het weer mijn aandacht. is het aan het verzoek voldaan? deleteen maar die mail. Nog niet? dan rappeleren (met wéér een cc aan mezelf natuurlijk, soms moet ik wel vaak rappeleren maar de aanhouder wint).
    TOT SLOT: ook de mails die ik van andere ontvang met een verzoek aan míj waaraan ik nog niet meteen kan voldoen krijgt zo’n herinnering/vlaggetje met tijdstip dat ik wel aan het verzoek kan/wil voldoen.. zo vergeet ik dus nooit iets en hoef ik ook niets te onthouden. Outlook doet dat voor mij. voordeel is: ik hoef niet elke dag alles na te lopen.
    en inderdaad Klaas, mondeling afsgesproken taken mail ik aan zelf!
    groetjs!

    Like

    1. Klaas Folkerts schreef:

      Leuke tips Christl en erg handig om met het vlaggetje te werken, zodat je onderscheid maakt tussen deze en andere mail. Zelf zou ik dit niet meer in mijn in box willen hebben maar in een aparte map. In een postbakje staan alleen items waarvan ik nog niet weet of en wat ik er mee moet doen. Maar dat is een beetje mjuggenzifterij. Zelf heb ik inmiddels mijn lijste wacht op iemand anders in een app op mijn Iphone. Ook handig (want niet compu gebonden).

      Like

Geef een reactie

Vul je gegevens in of klik op een icoon om in te loggen.

WordPress.com logo

Je reageert onder je WordPress.com account. Log uit / Bijwerken )

Twitter-afbeelding

Je reageert onder je Twitter account. Log uit / Bijwerken )

Facebook foto

Je reageert onder je Facebook account. Log uit / Bijwerken )

Google+ photo

Je reageert onder je Google+ account. Log uit / Bijwerken )

Verbinden met %s