WERKLUST

Stuur jezelf en help een ander.

Met een vervaldagensysteem bepaal je wanneer een stuk voor jou relevant is. Met behulp van een vervaldagen systeem kun je ook bepalen wanneer je een stuk in fysieke vorm nodig hebt.

Er zijn verschillende systemen maar voor ons doel houden we het simpel en zullen we het koppelen aan de elektronische agenda.

De essentie van een vervaldagen systeem is dat je een stuk stuurt naar jezelf in de toekomst.

Dit kun je gebruiken voor alle losse eindjes die je ontvangt, waar je wel iets mee moet maar niet nu maar in de toekomst, bijvoorbeeld:

  • De vergaderstukken van stuurgroep zus en zo van volgende week.
  • De uitnodiging voor een symposium waarvan je pas over twee weken zeker weet of je er naar toe kunt of niet.
  • De reminder voor het telefoongesprek met meneer die en die, dat je pas kunt voeren nadat hij terug is van vakantie.

Neem als uitgangspunt dat de acties die je in het vervaldagensysteem opneemt datumgebonden zijn en niet datum en tijdgebonden. (dit geldt niet voor de vergaderstukken maar in dit specifieke geval is het wel handig om deze zo te behandelen).

De meeste stukken die je in het vervaldagensysteem zult willen plaatsen, komen binnen via de mail. Doe nu het volgende (deze tip is gebaseerd op outlook 2003)

  • Toets Control+shift+V
  • Scroll naar Agenda en druk OK
  • In het agenda item dat nu verschijnt staat de datum op vandaag. Verander dit in de datum waarop je de stukken nodig hebt.
  • Vink aan “duurt hele dag”.
  • Druk op opslaan en sluiten.

Het agenda item staat nu bovenaan de pagina van de betreffende dag. Tijd weergeven staat automatisch op “vrij”. Dit is handig omdat in de agendaplanner, die anderen gebruiken om een afspraak met jou te plannen niets staat. Zelf gebruikte ik “vrij” jarenlang als ik met verlof was. Je moet dan echter “niet aanwezig” gebruiken. Dan verschijnt in de agendaplanner dat je er niet bent.

Om het vervaldagensysteem goed te gebruiken kijk je aan het begin van elke dag even te kijken of er items zijn die op die dag vervallen. Zet ze op je to do lijst of draai de bijhorende stukken uit en lees ze.

Geef een reactie

Vul je gegevens in of klik op een icoon om in te loggen.

WordPress.com logo

Je reageert onder je WordPress.com account. Log uit /  Bijwerken )

Google+ photo

Je reageert onder je Google+ account. Log uit /  Bijwerken )

Twitter-afbeelding

Je reageert onder je Twitter account. Log uit /  Bijwerken )

Facebook foto

Je reageert onder je Facebook account. Log uit /  Bijwerken )

w

Verbinden met %s