WERKLUST

Stuur jezelf en help een ander.

Alle stukken die je wilt bewaren, kun je kwijt in je persoonlijk archief.  Deze post gaat over papierarm werken. Het uitgangspunt is dus: het archief is digitaal. Dat is niet in alle gevallen de beste oplossing. Zelf heb ik op mijn werk alles digitaal. Thuis werkt dat echter niet. Daar heb ik in papaieren vorm hypotheekactes, gebruiksaanwijzingen en verzekeringspapieren. Ik gebruik thuis mapjes op trefwoord. Werkt uitstekend.

Bedenk eerst wat je wilt archiveren. Gaat het om de stukken die je zelf produceert (werkarchief) of om de stukken die je via anderen ontvangt (onderwerpenarchief)  of om beiden. Het antwoord is waarschijnlijk beiden. Vervolgens is de vraag. Wil je hier één archief van maken of een werkarchief en een onderwerpenarchief apart. Mijn advies. Doe alles bij elkaar omdat je anders op twee plaatsen mappen onder één naam krijgt. Ten slotte zullen de onderwerpen waarop je wilt archiveren meestal overeenkomen met de onderwerpen waarover je schrijft.

Je hebt de volgende mogelijkheden:

  • De alles op één hoop methode.

In principe maak je één map met het opschrift archief en gooi je alles wat je wilt archiveren daar gewoon in. Dit is rationeler dan het klinkt. Je kunt de zoekmogelijkheden van Windows verkenner gebruiken om stukken op te zoeken. In vrijwel alle gevallen lukt dit. Je kunt ook gewoon je geheugen gebruiken. Een aantal van jullie doet dit waarschijnlijk nu al omdat de map verwijderde items in feite dient als een soort archief.Maar je kunt je word en excel documenten natuurlijk ook zo opbergen.

  • De mapjes op trefwoord methode.

Dit is mijn persoonlijke favoriet. Begin met het maken van twee mappen.

  • Map 1 noem je dynamisch archief.
  • Map 2 noem je statisch archief.

In de map dynamisch archief maak je voor alles wat je bewaren wilt in principe een mapje. Of het nu een hoofd onderwerp of een onderwerp betreft. Het idee hierachter is dat je een platte structuur maakt. Meestal zijn archieven hiërarchisch qua structuur en windows biedt eindeloze mogelijkheden om mapjes in mapjes te stoppen en zo een hiërarchie te ontwikkelen. Het nadeel is dat je mapjes moet open maken (en mapjes in mapjes) als je het even niet meer weet. Dat gaat je overkomen zodra onderwerpen raakvlakken vertonen en dat is vrijwel altijd.

Een voorbeeld. Ik had vroeger thuis een laatje met alle gebruiksaanwijzingen en garantiebewijzen van apparaten en ik zocht me een ongeluk als ik het koffiezetapparaat moest ontkalk en maar niet meer wist hoe. Nu hanteer ik per apparaat één mapje (en heb dus veel mapjes) maar heb wel meteen wat ik zoek. Dat is thuis en daar heb ik dus een fysiek archief maar op het werk werkt deze opzet uitstekend.

Wel geef ik als dat kan een hoofd onderwerp eerst aan. Dus alles over het Gilde dat ik archiveer begint met het trefwoord gilde, gevolgd door een tweede trefwoord waar het betrekking op heeft., dus Gilde financiën; Gilde Haarlem, Gilde bijeenkomsten, et cetera. De enige uitzondering die ik maak op het nesten van mappen is voor een map die betrekking heeft op een vergadering die ik maandelijks bijwoon. In deze map zitten submappen per vergadering.

Één keer per half jaar loop je door alle mapjes. Ben je klaar met het onderwerp dat in het mapje zit, dan verplaats je het van de map dynamisch archief naar de map statisch archief. Als je veel mappen maakt is het handig om in je statisch archief jaarmappen te maken, dus 2008, 2009, 2010.

  • De parasiet methode, bewaar niets, dat doet een ander wel voor je.

Het nadeel van de mapjes op trefwoord methode is dat ik weer erg veel ben gaan bewaren. Ik had dit afgezworen omdat het me teveel tijd kostte om als in mapjes in een echt archief op te bergen. Digitaal opbergen kost weinig tijd en nauwelijks bergruimte. Maar toch. Een archief is van beperkte waarde omdat je er uiteindelijk niet zo vaak gebruik van maakt.

Ik overweeg dan ook om over te stappen op de parasietmethode. Deze methode is gebaseerd op het idee dat jij niets bewaart maar dat een ander dit voor jou doet. De zoekfunctie die je nu gebruikt is Google. Verder werkt het hetzelfde als de alles op één hoopmethode met één mooi extra voordeel en één overzichtelijk nadeel. Het voordeel is dat een ander bepaalt wanneer een stuk niet meer actueel is en van het net kan worden afgehaald.

Zo stuurt de Raad voor Werk en Inkomen mij regelmatig fraai uitgevoerde drukwerkjes van onderzoeken, die ik onmiddellijk in de dichtstbijzijnde prullenbak gooi. De RWI zet salles ook op zijn website en die staat bij mijn favorieten. Als een onderzoek niet meer actueel is, halen ze het zelf wel van hun site.

Het nadeel is dat interne stukken zo niet gevonden kunnen worden. Dat zul je je collega moeten vragen (maar je bent niet voor niets parasiet). In ruil zul je ook een toegankelijk werkarchief bij moeten houden.

Geef een reactie

Vul je gegevens in of klik op een icoon om in te loggen.

WordPress.com logo

Je reageert onder je WordPress.com account. Log uit /  Bijwerken )

Google+ photo

Je reageert onder je Google+ account. Log uit /  Bijwerken )

Twitter-afbeelding

Je reageert onder je Twitter account. Log uit /  Bijwerken )

Facebook foto

Je reageert onder je Facebook account. Log uit /  Bijwerken )

Verbinden met %s