WERKLUST

Stuur jezelf en help een ander.

Naast een to do lijstje voor alles wat op een dag afgehandeld moet worden, is het ook erg handig om een lijstje te hebben met dingen die je absoluut niet moet doen. Het mooie van zo’n lijstje dat het elke dag hetzelfde kan blijven en dat het enorm kan helpen bij de dagelijks effectiviteit omdat het simpele en goed uit te voeren spelregels bevat. Hier volgen een aantal suggesties die je zelf kunt aanvullen met eigen ideeën. De tips zijn er allemaal op gericht om effectief te kunnen werken zonder dat je last hebt van anderen of van jezelf.

1. Behandel e-mail niet aan het begin van de dag .

E-mail is een enorme afleider en prikkelaar van de nieuwsgierigheid. In sommige gevallen kan het ook een stressverwekker zijn. Er zijn dus genoeg redenen om regels te hanteren voor je omgang met e-mail. De beste tip is om niet met je e-mail te beginnen. Aan het begin van de dag ben je nog fris en kun je je nog goed concentreren, plan een belangrijke taak en laat de e-mail voor wat het is: ongesorteerde signalen uit de buitenwereld waarvan je het belang nog niet hebt bepaald.

2. Behandel je e-mail maar één, hoogstens twee keer per dag

Een tweede nuttige regel direct in het verlengde van de vorige is: check je e-mail niet elk moment maar beperk dit tot ten hoogste twee keer per dag. De achtergrond van deze tip is dezelfde als van de vorige. Het is een tijdverspiller, een potentiële stressverwekker en het leidt verschrikkelijk af. Zelf handel ik mijn e-mail dagelijks in één keer af meestal zo rond een uur of elf. Aan het eind van de middag chek ik mijn mail nog een keer maar ik kijk dan alleen  of er ergens brand is. Er is nooit een e-mail die dan om onmiddellijke afhandeling vraagt maar het is wel prettig om het zeker te weten.

3.       Als je je e-mail “doet”, behandel dan geen e-mails die meer dan 2 minuten tijd kosten.

Het idee hierachter is dat vlot afwerken van je e-mail je in een soort flow brengt. Als je een e-mail beantwoordt en dat kost je tien minuten dan ben je ook extra tijd kwijt om je weer op de volgende te concentreren. Het is veel handiger om je te concentreren op de vraag of je iets met een e-mail moet; hier een besluit over te nemen; dit besluit uit te voeren als het in minder dan twee minuten kan, of het vast te leggen op een lijstje of in je agenda om later te doen.

4.       Groepeer taken niet op onderwerp maar op context..

Het idee hierachter is hetzelfde als bij de vorige tip. Zorg er voor dat je in een soort flow terechtkomt. We hebben de neiging om taken op onderwerp te clusteren, zo doe je achter elkaar een telefoontje, een memootje, even langs een collega lopen, een stuk lezen op onderwerp. Het werkt echter veel vlotter om de taken op context te combineren. Ik ben hier ooit zelf eens aan begonnen als manier om mijn telefoonangst te overwinnen. Het eerste telefoontje vind ik veel enger dan het tweede. Als ik de eerste heb gedaan dan volgt de rest vanzelf. Maar eigenlijk is het op alles toepasbaar. Als je taken groepeert op context heeft dat bovendien nog twee bijkomende voordelen.

  • Als je in de trein zit zonder computer kun je wel je leeslijstje afwerken maar je lijstje voor achter de computer kun je laten zitten (als je geen laptop bij je hebt).
  • Je kunt beter rekening houden met je energieniveau. Zelf ben ik vol energie in de morgen en kak ik aan het einde van de dag helemaal in. Onderwerpen die concentratie vragen doe ik dus het liefst ’s morgens vroeg, terwijl onderwerpen waarbij je hersendood kunt zijn prima kunnen worden behandeld aan het einde van de middag.

5. Ga niet akkoord met vergaderingen zonder duidelijk doel of agenda en die langer dan één uur duren.

Onderdeel van de vergadercultuur is dat we geen vragen stellen bij doen of reden van een vergadering, al helemaal niet als de vergadering een vaste tijd en frequentie heeft. We gaan er gewoon naar toe en praten iets langer dan de afgesproken tijd om ons vervolgens naar de volgende vergadering te verplaatsen. Bij vergaderingen zonder duidelijk doel of agenda kun je beter niet akkoord gaan. Er is geen enkele garantie dat er iets wordt bereikt. Vergaderingen die langer dan een uur duren, kun je ook beter mijden omdat je anders minstens één periode hebt waarin je je niet goed op het onderwerp kunt concentreren.

6. Laat je niet storen als je je concentreert. Zet je telefoon uit, reageer niet op allerlei sociale signalen, gebruik een MP 3 speler, ga in een hok.

Vooral een kantoortuin is een ramp voor de concentratie en een zegen voor de gezelligheid. Als je je wilt concentreren, maak het dan niet gezellig en doe ook niet gezellig tegen anderen. Negeer groetende collega’s. sluit je zichtbaar en fysiek af. Het komt asociaal over maar het heeft geen consequenties. Iedereen wil zich vroeger of later kunnen concentreren en zal dus (moeten) accepteren dat een ander zich ook wel eens  afsluit voor sociale signalen.

7. Laat je niet overweldigen maar plan één mijlpaal per dag.

Dit is met afstand de beste tip. Plan vooraf voor elke weekdag één taak die gedaan wilt hebben. Eén, niet meer. Het moet de taak zijn die je dag maakt. Als je dat hebt gedaan, kan je dag niet meer stuk. Plan de uitvoering aan het begin van de dag en ervaar het prettige gevoel als het klaar is. De rest van de dag kan je allerlei klussen doen, telefoontjes, mailtjes, noem maar op.

8. Wees niet bereikbaar buiten werktijd.

Zet je mobiel uit of laat ‘m rinkelen. Er is geen brand, niemand valt uit het raam. Manana. Je kunt wel effectief willen werken maar daar horen wel duidelijke grenzen bij.

9. Wees geen flessenhals.

Zorg dat collega’s rechtstreeks communiceren en niet via jou en machtig ze hier uitdrukkelijk toe. Het gaat hier om allerlei regeldingen en verzoeken., waar bij aan jou wordt gevraagd het over te brengen of te organiseren. Vaak is dat helemaal niet nodig omdat mensen dat ook zelf kunnen regelen. Je kunt er dus gewoon tussen uit stappen, ook als het jou taak of verantwoordelijkheid is.

10. Vraag niet hoe het gaat, get to the point.

Nodeloos kletsen over hat weer en het weekeinde voor je op het eigenlijke onderwerp komt kan ook achterwege gelaten worden. Stel meteen je vraag en laat het gedoe achterwegen

11. Wacht niet op suggesties maar doe zelf een voorstel.

Het lijkt beleefd om impliciet te wachten tot je gesprekspartner een voorstel doet voor een bespreking, naar welk restaurant jullie gaan of wat de volgende stap in jullie project is maar het is niet echt nodig. Je snijdt een enorme bocht af als je meteen zelf een voorstel doet en bovendien: de kans is groot dat je onmiddellijk je zin krijgt.

Geef een reactie

Vul je gegevens in of klik op een icoon om in te loggen.

WordPress.com logo

Je reageert onder je WordPress.com account. Log uit /  Bijwerken )

Google+ photo

Je reageert onder je Google+ account. Log uit /  Bijwerken )

Twitter-afbeelding

Je reageert onder je Twitter account. Log uit /  Bijwerken )

Facebook foto

Je reageert onder je Facebook account. Log uit /  Bijwerken )

Verbinden met %s