WERKLUST

Stuur jezelf en help een ander.

Vandaag ontving ik dan eindelijk het verheugende bericht dat mijn nieuwe I phone bezorgd kan worden. Prachtig, opnieuw een enorme slinger het digitale tijdperk in. Maar ik kijk ook om in sentiment. Jarenlang heb ik met een erg eenvoudig systeem mijzelf en mijn werk georganiseerd.

Het kan ook allemaal zonder gadgets en toch leuk.

Het basisidee had ik van Merlin Mann’s blog 43folders. Het blog van deze vrolijke Amerikaan propageert de zelfmanagement methode Getting things done (GTD). Een werkwijze waarvan ook ik een trouwe adept ben (zou jij ook moeten zijn, kijk zo nodig hier). Hij publiceerde in 2004 “Introducing the hipster PDA”,  In beginsel bestaat de hipster PDA uit een stapel kaartjes met een klemmetje en enkele slimme manieren om dit te gebruiken. Voor mij werkte dit niet goed genoeg maar uiteindelijk kwam ik toch uit op een variant met twee boekjes en vier ruitertjes dat jarenlang bijzonder goed gewerkt heeft. Dus presenteer ik met trots

mijn hippe Personal (non) Digital Assistent (PnDA).

Mijn PnDA bestaat dus uit twee boekjes; van moleskine, zo prachtig uitgevoerd dat imiddels de hele wereld ze gebruikt.  Het ene boekje is een agenda (met een hardcover). De laatste jaren gebruik ik de vorm met een hele weeek op twee pagina’s, voornamelijk vanwege het overzicht. Het andere boekje is een gelinieerd schriftje met een zachte cover van hetzelfde formaat. Deze schriftjes worden per drie stuks verkocht. De agenda wordt gesloten met het kenmerkende moleskine elastiekje dat verticaal over de cover loopt. Het schriftje kan  aan de agenda bevestigd worden door het achter het elastiekje te schuiven. Dit werkt uitstekend. Het elastiek is hier stevig genoeg voor. Het ziet er uit als één geheel en zo werkt het ook.

Ik knip de boekenlegger uit de agenda omdat ik een leuker systeem heb met vier ruitertjes. Twee van de ruitertjes zijn bevestigd aan de agenda, twee aan het schriftje. Tezamen ziet er erg fleurig en hip uit, al zeg ik het zelf. (Je moet jezelf kietelen, zei mijn schoonmoeder vroeger altijd, een ander doet het niet).

De ruitertjes schafte ik ooit aan in de winkel van het MOMA in New York. Ze zijn in Nederland voor zover ik kon nagaan niet te krijgen. Als ik er dus één kwijt zou raken moet ik helemaal naar New York om een nieuw setje te kopen. Is het niet verschrikkelijk? De twee ruitertjes die aan de agenda zitten zorgen er voor dat deze openvalt bij de week waarin we leven en bij de jaarplanning.

Het schrifje vormt de eigenlijke kern van mijn PnDA. Ik gebruik mijn agenda op dezelfde manier als iedereen. ik zet mijn afspraken er in. Het schriftje heeft een dubbel doel. Het bevat achterin een aantal lijstjes, gemarkeerd door het derde ruitertje. De voorste helft van het schriftje is een vergaarbak, gemarkeerd door het vierde en laatste ruitertje.

Een vergaarbak is een typische GTD term. Volgens David Allen, de uitvinder van GTD, hebben wij allen elke dag te maken met een grote hoeveelheid signalen waarmee we mogelijk iets moeten doen. Hij merkt op dat we veel van deze signalen proberen te onthouden in ons korte termijngeheugen. En daar gaat het mis. Met je korte termijngeheugen kun je misschien maar 6 of 7 zaken onthouden. Worden het er meer dan is de kans groot dat je er een paar vergeet. De voortdurende poging van alles en nog wat in je hoofd te bewaren, veroorzaakt stress. Dit kun je oplossen door de signalen te bewaren op een plek (een vergaarbak dus) en later te besluiten of en wat je er mee gaat doen. Dood eenvoudig en niettemin een briljante vondst.

Voor mijn werk hou ik er vier vergaarbakken op na.

  • het postvak in van mijn e-mailaccount.
  • een gewoon, fysiek postvakje (nagenoeg ongebruikt tegenwoordig)
  • de voice mail van mijn mobiele telefoon
  • en mijn schriftje dus.

Hierin zit dus alles waarover ik nog niet heb besloten wat ik er mee aan moet.

In het vergaarbak deel van mijn schriftje noteer ik

  • afspraken die ik maak tijdens vergaderingen
  • alles wat mij op enig moment te binnen schiet.

Een keer per dag maak ik alle vergaarbakken leeg en besluit ik over elk item wat ik er mee moet. In veel gevallen betekent dit dat de actie waartoe ik heb besloten op een lijstje komt te staan. Ik hanteer de volgende simpele spelregel.

  • voor elk item noteer ik een horizontaal streepje;
  • hierdoor komt een verticaal streepje door heen als ik heb besloten wat ik er mee ga doen.

Geheel volgens het GTD systeem hou ik er verschillende to do lijstjes op na. Het lijstje moet aansluiten op de situatie waarin je je bevindt. Bijvoorbeeld Als een lijstje items bevat waar je een computer voor nodig hebt en die is niet voor handen, is het alleen maar lastig. Je kunt die items dan onmogelijk afhandelen. Ik heb alle soorten lijstjes gehad maar beperk met tgenwoordig tot de volgende:

  • projecten: een overzicht van alle projecten waaraan ik werk.
  • @office: alle taken waarvoor ik een pc nodig heb.
  • wacht op iemand anders: een lijst met alles wat anderen momenteel voor mij doen, zodat ik de voortgang kan checken.
  • ooit: een lijst van taken die ik me voorgenomen heb te doen maar wanneer heb ik nog niet vastgesteld.
  • @overal: een lijst van taken die ik overal kan doen. In mijn geval staat er veel leeswerk op. Ik doe dat soort taken graag in de trein.
  • @telefoon: Bellen kan ook overal.
  • @bespreking een wisselende set lijstjes met punten voor één op één besprekingen.

De lijstjes @overal, @telefoon en @bespreking staan achterin het schriftje. dit zijn de lijstjes die ik onderweg gebruik als ik geen computer ter beschikking heb. Samen met de agenda vormt dit simple schriftje een voor mij een volwaardige PnDA. Ik vergeet (bijna) nooit wat en kan mijn tijd optimaal gebruiken (vooral als ik in de trein zit.

Het laat ook zien dat je om te organiseren met eenvoudige hulpmiddelen toekunt.

En het is ook nog een hip gezicht.

Een gedachte over “Mijn hippe PDA: efficient organiseren zonder digitale fratsen.

Geef een reactie

Vul je gegevens in of klik op een icoon om in te loggen.

WordPress.com logo

Je reageert onder je WordPress.com account. Log uit /  Bijwerken )

Google+ photo

Je reageert onder je Google+ account. Log uit /  Bijwerken )

Twitter-afbeelding

Je reageert onder je Twitter account. Log uit /  Bijwerken )

Facebook foto

Je reageert onder je Facebook account. Log uit /  Bijwerken )

Verbinden met %s